top of page
  • Foto van schrijverMax Steg

Waar op letten bij het automatiseren van processen met een ERP-systeem

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Met een ERP-systeem ben je instaat allerlei processen in je organisatie te ondersteunen en te automatiseren. De meeste ERP-systemen bestaan uit meerdere subonderdelen, bijvoorbeeld voor de verschillende afdelingen in je bedrijf.

Redenen om van ERP gebruik te maken

Door gebruik te maken van een ERP-systeem ben je in staat veel bedrijfsprocessen te automatiseren, zoals verwerking van goederen of de administratie. Dit zorgt ervoor dat een organisatie veel tijd bespaart en daarmee ook geld. Een ERP-systeem gebruiken resulteert vaak in een aantrekkelijke ROI (Return on Investment): het levert je ruim meer op dan het kost.

Een ERP-systeem is gecentraliseerd, wat inhoudt dat de gehele organisatie er gebruik van kan maken. Hierdoor ontstaat een betere en efficiëntere samenwerking tussen interne en externe afdelingen. Doordat de data ook gecentraliseerd is, ben je ook gemakkelijker in staat data analyses uit te voeren en dashboards te maken. Data analyses, waar het eerst dagen zou duren om gegevens voor te verzamelen, kunnen nu veel sneller worden gemaakt. Hierdoor kom je een stap dichter bij datagedreven besluitvorming.

Het in gebruik nemen van een ERP-systeem stimuleert ook verdere automatisatie van processen. Door de mogelijkheden van het systeem en het combineren van gegevensbronnen ontstaan nieuwe aanknopingspunten tot procesautomatisatie.

Uiteindelijk heeft het centraliseren van data en het automatiseren van processen tot gevolg tijdsbesparing, minder overleggen, mindere foutgevoeligheid, hogere productiviteit en het besparen van kosten.

Waar processen spelen, komt ERP van pas

In elke organisatie of afdeling waar er vele processen zijn kan een ERP-systeem een rol spelen. Denk hierbij aan de supply chain: productiesector, logistiek, retail of e-commerce. Maar ook binnen compleet andere sectoren worden ERP-systemen gebruikt, zoals finance, HR en het onderwijs.

Het in kaart brengen van processen is niet altijd gemakkelijk. De meeste organisaties hebben meer herhaaldelijke processen dan ze beseffen. Het in kaart brengen van deze processen voorafgaand aan het in gebruik nemen van een ERP-systeem is daarom vaak een realisatiemoment.

Voorbeelden van ERP-systemen

Er zijn verschillende ERP-systemen verkrijgbaar op maat. Bekende aanbieders zijn:

  1. Microsoft Dynamics 365

  2. SAP Business ByDesign

  3. Oracle NetSuite ERP

ERP op maat voor jouw organisatie

Bestaande ERP-systemen zijn vaak grote omvangrijke pakketten. Dit heeft een aantal nadelen ten gevolge. Doordat het grote standaard softwarepakketten zijn betaal je voor veel functionaliteiten waarvan je geen gebruikmaakt. Een deel van deze functionaliteiten zal ook niet exact aansluiten op de processen in jouw organisatie. Daarnaast kost het aanleren van een dergelijk ERP-systeem door de omvangrijkheid ook veel tijd.

Voor kleine en middelgrote organisaties kan een ERP-systeem op maat daarom een betere oplossing zijn. Omdat ten opzichte van grote organisaties een MKB’er weinig processen heeft, betaal je met een ERP-systeem op maat enkel voor de functionaliteiten die jullie nodig hebben. Deze functionaliteiten sluiten daarnaast ook exact aan op jullie eigen situatie.

ERP: Standaardoplossing of een pakket-op-maat?

Hoe maak je de keuze tussen een standaard ERP-softwarepakket of een pakket-op-maat? Hiervoor dien je te beginnen met je processen in kaart brengen. In het geval dit relatief veel processen zijn, die daarnaast ook ondersteund worden door standaard ERP-oplossingen, is de beste keuze een standaardoplossing. Wanneer het aantal te automatiseren processen beperkt is en een relatief groot deel niet exact inpasbaar is met standaardsoftware, is de keuze voor een maatwerkoplossing al snel voordeliger.

Waar moet je op letten bij automatisatie?

Zowel met een ERP-systeem op maat als een standaardoplossing staat het automatiseren van processen centraal. Automatiseren geeft grote voordelen, maar is niet altijd gemakkelijk te implementeren. Hierop moet je letten wanneer je binnen de organisatie bedrijfsprocessen wil automatiseren:

Bedrijfsprocessen in kaart brengen

Om een onderbouwde keuze te maken over welke processen te automatiseren, is eerst een volledig overzicht nodig over alle bedrijfsprocessen binnen het bedrijf. Dit is vaak lastig, omdat we van veel handelingen het gewend zijn om het handmatig te doen en er daardoor geen rekening mee houden tijdens het automatiseren. Bijvoorbeeld het dagelijks ‘s ochtends uitdraaien van een overzicht. De tien minuten die dit kost vermenigvuldigd met het aantal werkdagen telt aardig op, helemaal wanneer je bedenkt dat dit nog maar een enkel proces(je) is wat geautomatiseerd kan worden.

Continuïteit en foutloos automatiseren

Bedrijfsprocessen automatiseren is wenselijk, maar ondersteunende automatiseringssystemen dienen de continuïteit van processen wel te kunnen garanderen. Bij een afwijkende input moet het geautomatiseerde proces hiermee overweg kunnen gaan en bij een fout dient het systeem zich te herstellen. Wanneer dit niet gebeurt worden de bedrijfsprocessen door automatisatie juist verstoord en verliezen medewerkers ook het vertrouwen in automatisatie, waardoor handelingen handmatig blijven plaatsvinden.


Scholing van medewerkers

Het is van belang medewerkers goed bij te scholen over de automatisatie binnen je bedrijf. Enerzijds weten zij hierdoor welke nieuwe rol zij spelen binnen de geautomatiseerde bedrijfsprocessen en hoe ze hiermee overweg moeten gaan. Anderzijds stelt het ze in staat mee te denken over verdere automatisatie mogelijkheden, bijvoorbeeld in hun eigen werkzaamheden. De scholing van werknemers kan op meerdere manieren. Een goede optie is een interactieve sessie waarbij uitleg wordt gegeven over de te automatiseren processen en welke voordelen dit voor de organisatie en haar medewerkers heeft, waarbij binnen deze sessie ook ruimte is om te brainstormen over verdere mogelijkheden van automatisatie en over de mogelijke nadelen. Bijvoorbeeld op het vlak van ethiek en privacy.

Ethiek en Privacy

Zoals gezegd heeft automatisatie meerdere voordelen. Maar er zijn ook risico’s waar rekening mee gehouden moet worden. Bijvoorbeeld, wanneer automatisatie gebruikt wordt binnen processen die van invloed zijn op mensen hun levens. Denk hierbij aan een Machine Learning model, die vooroordelen bevat en daardoor nadelige beslissingen maakt voor specifieke individuen of minderheidsgroepen. Zulke modellen kunnen grote gevolgen hebben. Bij het automatiseren van processen is het daarom goed jezelf kritische vragen te stellen welke nadelige gevolgen deze automatisatie kan hebben en hoe ervoor gezorgd gaat worden dat deze gevolgen voorkomen worden.

Hulp bij automatisatie en ERP

Bij het automatiseren van processen en het kiezen tussen een ERP-systeem op maat of een standaard oplossing komt veel kijken. Helemaal wanneer je bovenstaande aandachtspunten in acht neemt. Veel organisaties lukt het niet met een open vizier naar hun eigen processen te kijken, daarbij met een kritische blik de gevolgen van automatisatie te beoordelen en ook nog hun eigen medewerkers hierin op te leiden.

We helpen graag met je mee te denken over deze vraagstukken. Neem contact met ons op voor meer informatie of vraag ook een vrijblijvende Quickscan aan voor een indruk van de mogelijkheden.

Comments


Commenting has been turned off.
bottom of page