Steeds meer organisaties investeren in het automatiseren van hun bedrijfsprocessen, ook het MKB. Veel bedrijven hebben hun processen namelijk nog niet efficiënt ingericht. In de huidige tijd van stijgende prijzen en een krappe arbeidsmarkt is het automatiseren van bedrijfsprocessen daarom een logische stap. Wanneer wij met ondernemers in gesprek zijn wordt ons vaak gevraagd welke mogelijkheden er allemaal bestaan voor het automatiseren van processen.
Met FRISCON bieden we maatwerkoplossingen aan. Deze vereisen daarom waarschijnlijk een hogere investering vooraf dan een standaardoplossing. Wanneer je op zoek bent naar een standaard en goedkope oplossing, zijn we waarschijnlijk niet de juiste keuze voor je. In dit blog proberen we je wel een zo volledig mogelijk overzicht te geven van al je opties.
De noodzaak van automatiseren van bedrijfsprocessen
Met de stijgende prijzen en de krappe arbeidsmarkt is automatisering vaak geen luxe meer; het is een noodzaak geworden. Door het automatiseren van bedrijfsprocessen kunnen ondernemers en medewerkers hun tijd besteden aan inhoudelijke vraagstukken.
De mogelijkheden voor het automatiseren van bedrijfsprocessen
1. Automatisering in je huidige software
Veel softwarepakketten bieden mogelijkheden aan om bepaalde herhaaldelijke handelingen voor je over te nemen. Veel gebruikers zijn zich hier helemaal niet van bewust. Het instellen van zulke automatiseringen kan je al veel tijd besparen. Bijvoorbeeld Outlook, van Microsoft, bevat een functie genaamd ‘Snelle stappen’. Hiermee kan je meerdere terugkerende stappen in een enkele actie samenvoegen. Wanneer je bijvoorbeeld regelmatig mails doorstuurt naar bepaalde personen en/of naar een specifieke map verplaatst kan je deze acties samenvoegen in een ‘Snelle stap’. Voortaan kost het je dan nog maar 1 klik.
Een ander voorbeeld zijn boekhoudprogramma’s. Veel MKB’ers gebruiken bijvoorbeeld e-boekhouden.nl. In e-Boekhouden kan je automatisch al je bankafschriften en -bijschriften laten importeren, automatisch factuurherinneringen sturen, afschriften automatisch verwerken in je boekhouding of facturen inscannen en door e-boekhouden laten inlezen.
Kortom, veel tools bevatten mogelijkheden en functies om jou herhaaldelijk, vaak saai, werk uit handen te nemen.
2. Koppelingen en Integraties
Vaak is het zo dat er veel tijd gaat zitten in het verwerken en overzetten van gegevens van het ene naar het andere systeem. Bijvoorbeeld van bestellingen in je webshop naar facturen in je administraties.
Om zulke processen te automatiseren moeten softwarepakketten onderling samen gaan werken. Om dit te realiseren zijn grofweg drie mogelijkheden:
Allereerst, onderzoek of je pakketten toevallig al samenwerken met een standaard koppeling. Steeds meer softwarebouwers werken onderling samen om zo een betere ervaring te kunnen bieden aan hun klanten.
Tools voor webshops (zoals Shopify) of boekhouding (zoals Yuki) staan bekend om hun goede koppelingsmogelijkheden met andere pakketten. Omdat dit een al beschikbare standaardoplossing is, is dit vaak de goedkoopste, beste én makkelijkste keuze. Heb je specifieke wensen of zijn jouw bedrijfsprocessen enigszins afwijkend kan het zijn dat deze optie niet volstaat.
In dat geval kan je een automatiseringsplatform overwegen om je software met elkaar te koppelen. De bekendste automatiseringsplatformen zijn Zapier en Microsoft Power Automate. Via deze platformen kan je met heel veel verschillende software koppelen, aanpassingen aan de gegevens doen en vervolgens deze gegevens doorsluizen naar een ander softwarepakket.
Het voordeel van deze systemen is dat ze relatief makkelijk in gebruik zijn en ze de koppelingen met de systemen voor je onderhouden. Het nadeel van deze systemen is dat je wel beperkt bent tot de door hun aangeboden, ruime, mogelijkheden. Daarnaast kunnen ze voor minder technisch onderlegde mensen alsnog redelijk ingewikkeld zijn. Een voorbeeld van automatisering in Zapier is een binnenkomende lead per mail, waarvan vervolgens automatisch een contact wordt aangemaakt in het CRM-pakket.
Tot slot kun je koppelingen op maat laten bouwen. Hierdoor heb je een koppeling die aan al jouw wensen voldoet en optimaal aansluit op de bedrijfsprocessen van jouw organisatie. Het nadeel is dat een dergelijke oplossing prijziger is. Afhankelijk van je tools en je wensen is dit al vanaf enkele duizenden euro’s. Hierdoor kan het langer duren voordat je een positieve return-on-investment (ROI) behaalt. Laat je daarom vooraf goed informeren welke oplossing het beste bij jouw situatie aansluit.
3. Robotic Process Automation
In sommige gevallen wil je nog een stap verder gaan dan het doorsluizen van data tussen systemen. Bijvoorbeeld wanneer je binnenkomende mails automatisch wil doorsturen naar de juiste afdeling, bepaalde data uit een systeem wil halen en in een Excelsheet wil plaatsen of een melding wil geven als een kritieke waarde is bereikt. In deze voorbeelden is het vaak nog een medewerker die deze handelingen uitvoert.
“Saai, herhaaldelijk, maar noodzakelijk werk”. Dat is wat we van ondernemers horen over zulke processen. In zulke gevallen raden we het gebruik van software voor Robotic Process Automation aan. Zulke software imiteert een medewerker op basis van vooraf ingestelde (intelligente) regels.
Het logt in op je software om daar gegevens vanuit op te halen of scant de inhoud van je mails op bepaalde zinnen en zoekwoorden, om zo deze door te sturen naar de juiste collega. De meest bekende RPA-software zijn UIPath en Blue Prism.
RPA-software is vaak wel redelijk prijzig. UIPath biedt bijvoorbeeld een gratis pakket aan, maar wil je uitgebreidere mogelijkheden dan kost een licentie meer dan vierhonderd euro per maand. Een deel van de mogelijkheden is overeenkomstig met automatiseringsplatformen zoals Power Automate of Zapier. Ook in deze platformen kun je de inhoud van mails scannen en hierop acties laten uitvoeren. RPA-software is alleen flexibeler.
In het geval van een overzichtelijk, maar niet standaard, proces kan maatwerk voor RPA wel de meest voordelige keuze zijn op de lange termijn. Je betaalt dan niet voor uitgebreide mogelijkheden die je niet gebruikt, maar hebt wel een geautomatiseerd proces.
4. Dashboards
Via ons eigen Dataplatform zijn we in staat automatiseringen en koppelingen voor onze klanten tot stand te brengen. Maar we gebruiken het platform voornamelijk voor het koppelen en ophalen van data om dit centraal op te slaan in een datawarehouse.
Op basis van dit datawarehouse bouwen we dashboards. Dit zijn interactieve rapportages met grafieken en data analyses. Een tijdrovend bedrijfsproces binnen veel organisaties is namelijk het verzamelen van gegevens uit allemaal verschillende tools, het maken van analyses hierop en vervolgens gezamenlijk op basis van de analyses een besluit nemen.
In real-time dashboards zie je altijd jouw data eenvoudig en inzichtelijk gepresenteerd. Dit kunnen eenvoudige grafieken zijn zoals het omzetverloop, maar ook automatische inkoopadviezen en voorraadvoorspellingen.
5. Kunstmatige Intelligentie (AI)
Een snel opkomende manier van het automatiseren van bedrijfsprocessen is AI. AI wordt in steeds meer sectoren toegepast, helemaal sinds de opkomst van ChatGPT. Mits goed gebruikt, kan het ondersteunen in het schrijven van content, het beantwoorden van mails of het samenvatten van teksten. Het gebruik van AI-tools bespaart snel veel tijd en is relatief goedkoop. Naast ChatGPT (gratis) is een bekend voorbeeld om blogs mee te schrijven Jasper.ai (ca. 50 euro per maand).
AI is goed in het maken van voorspellingen. Met gebruik van historische data zijn we in staat om nauwkeurig te voorspellen welke inkooporders je wanneer moet plaatsen of hoe je omzet gaat verlopen de komende periode. Het laten maken van AI-modellen op maat kan prijzig zijn en is niet voor elke organisatie geschikt, er moet namelijk voldoende data aanwezig zijn om het model mee te trainen.
6. Digitaliseren
Naast moderne, state-of-the-art, oplossingen zijn veel bedrijven ook nog gewoon bezig met het maken van een digitaliseringsslag. We komen geregeld bij bedrijven over de vloer waarbij alles nog met mappen, papieren, Excel bestandjes of memo’s gebeurt. Ze benaderen ons dan vanwege onze boodschap dat we data uit meerdere tools overzichtelijk samenbrengen.
Maar binnen deze bedrijven is nog helemaal geen sprake van meerdere tools, maar wel de noodzaak om ook de stap te zetten naar een gedigitaliseerde bedrijfsvoering. In deze bedrijven zijn bedrijfsprocessen vaak afwijkend, waardoor het gebruik van een standaard softwarepakket lastig is. Anderzijds is het laten bouwen van een projectbeheertool op maat vaak een te grote investering.
Deze bedrijven raden we vaak het gebruik van Jira aan. Jira is een tool om projecten mee te beheren middels lijsten, planningen en kanbanborden. Daarin is het mogelijk alles compleet naar wens in te richten en te beveiligen. Hierbij kan je denken aan het afschermen van bepaalde informatie voor specifieke gebruikers of het instellen van talloze automatiseringen en koppelingen met andere tools. Doordat het standaardsoftware is, is het veel goedkoper dan maatwerk (8 euro per maand per gebruiker óf gratis).
Jira is makkelijk in gebruik, maar kan complex zijn om goed in te richten. Maak daarom gebruik van een standaard aangeboden template, vraag een expert of neem contact met ons op. In één of twee dagen kunnen we al een Jira-omgeving op maat voor je inrichten.
Conclusie
Of je nu net begint met het automatiseren van je bedrijfsprocessen of op zoek bent naar geavanceerdere oplossingen zoals RPA, er zijn tal van mogelijkheden om je bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever te maken. Wil je meer weten over de mogelijkheden van bedrijfsprocessen automatiseren, dan staan we je graag te woord. Neem contact met ons op.