Bedrijfsprocessen automatiseren: do's en don'ts

Het automatiseren van bedrijfsprocessen is niet nieuw. Echter, met elke nieuwe technologie krijgt het wel weer hernieuwde aandacht. Dit hebben we ook kunnen zien met de opkomst van AI. Dat terwijl AI voor heel veel automatiseringen niet nodig is. Als ik kijk naar de bedrijven waar ik over de vloer kom, valt er nog veel winst te behalen met een AI-loze automatisering.

Ik ga je uitleggen welke niveau's en mogelijkheden van automatiseringen er zijn en waar je op dient te letten.

Waarom procesautomatisering nu onmisbaar is

Veel bedrijven hebben de intentie om hun processen te automatiseren, de praktijk is vaak weerbastiger. Ik kom namelijk nog vaak tegen dat een proces nog niet gestandaardiseerd is.

Zonder die basis is het automatiseren van processen lastig of onmogelijk. Een gestandaardiseerd proces is een proces dat, door iedereen, volgens een vaste werkwijze wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld: welke stappen onderneem na het aansluiten van een nieuwe klant?

Met FRISCON werken wij hoofdzakelijk voor twee doelgroepen: handelsbedrijven en bouwbedrijven. Bij handelsbedrijven zijn de processen over het algemeen goed op orde. Dit is logisch te verklaren: hoe eenvoudiger je proces, hoe meer capaciteit je hebt om te verkopen. Dus om veel te verkopen, zul je eenvoudige processen moeten hebben.

Bij bouwbedrijven is deze noodzaak er minder. Een bouwproject heeft ook te maken met veel meer partijen dan koper-verkoper én met veel meer variabelen die van invloed zijn op het project. Je ziet daarom dat veel bouwbedrijven in de loop der jaren fors gegroeid zijn, maar dat hun processen nog niet goed op orde zijn.

• Het eerste resultaat hiervan is kwetsbaarheid, doordat een aantal medewerkers een eigen proces hebben ingericht in Excel, op een manier die enkel zij begrijpen.

• Het tweede resultaat is constante druk en noodzaak om nieuwe mensen aan te nemen. Handmatig werk kost veel tijd en dus heeft een projectleider of administratief medewerker het altijd druk.

Breng daarom je processen in kaart middels stroomschema's. Leg werkwijzen vast in SOP's (Standard Operating Procedures) en maak checklist. Analyseer welke processen de meeste tijd kosten of foutgevoelig zijn. Hiermee leg je een stevige basis om later efficiënt te automatiseren.

De noodzaak van automatiseren is dus helder, helemaal in deze krappe arbeidsmarkt gepaard met hoge kosten.

Wat kun je automatiseren?

De vraag is eerder: wat kun je niet automatiseren? Een betere vraag die je jezelf kunt afvragen: waar is de noodzaak en behoefte het grootst om te automatiseren? Door te beginnen met de belangrijkste prioriteiten wordt de meerwaarde snel duidelijk.

Voorbeelden van processen die je kunt automatiseren zijn:

• Order- en voorraadbeheer

• Opstellen van inkooporders

• Rapportages

• Meldverplichtingen aan instanties zoals CBS, keurmerken, certificeringen.

• Koppelen van mailverkeer

• Bijwerken van klant- of productinformatie

• Geautomatiseerd opstellen van conceptantwoorden op binnenkomende mails

• Urencontroles en herinneringen

• ...

  
  

Wij starten bij elke klant met een krachtige, beknopte inventarisatie. Hieruit komt een wensenlijst die we ordenen op prioriteit en meerwaarde. Voor je beeldvorming: wij hebben klanten waar we (meetbaar) gemiddeld een 1-2 werkdagen per medewerker hebben bespaard middels automatisering.

Zelf aan de slag

Je kunt ook eerst zelfstandig beginnen met automatiseren met een tool zoals Power Automate of Zapier. Hiermee kun je zonder al te veel technische kennis automatiseringsflows opzetten. Begin met een proces dat relatief eenvoudig is en daardoor makkelijk is te automatiseren.

AI-agents

AI-agents zijn geavanceerde softwarebots die zelfstandig taken kunnen uitvoeren, beslissingen nemen of zelfs complexe interacties aangaan. Ze werken op basis van kunstmatige intelligentie en machine learning, waardoor ze in staat zijn om zich aan te passen aan nieuwe situaties en steeds slimmer te worden.

Wat ze concreet kunnen doen:

• Chatgesprekken voeren met klanten via chatbots die niet alleen standaardantwoorden geven, maar ook context begrijpen.

• Gegevens uit meerdere systemen analyseren, verbanden leggen en voorspellingen doen, bijvoorbeeld voor verkooptrends of voorraadbeheer.

• Automatisch opvolgacties uitvoeren, zoals het genereren van offertes of het starten van interne workflows op basis van triggers.
  

Wanneer wél gebruiken:

• Bij processen met veel variabelen en beslismomenten.

• Als er veel klantinteractie is die consistent én schaalbaar moet zijn.

• Wanneer voorspellende analyses waardevolle inzichten kunnen opleveren voor strategische keuzes.
  

Wanneer nog niet nodig:

• In de beginfase van automatisering, als de basisprocessen nog niet strak gestandaardiseerd zijn.

• Als eenvoudige no-code automatiseringen hetzelfde resultaat opleveren tegen lagere kosten en met minder onderhoud.
  

Begin dus met simpele, bewezen automatiseringen en gebruik AI-agents als volgende stap wanneer je organisatie er klaar voor is. Zo haal je er de meeste waarde uit zonder onnodige complexiteit.

Realtime rapportage met Power BI

Een onderdeel van automatisering zijn geautomatiseerde rapportages en data analyses. In veel bedrijven gaat er nog steeds veel tijd zitten in het opstellen van rapportages voor stuurinformatie, het MT of andere overleggen. Terwijl de benodigde data vaak al in verschillende systemen aanwezig is, kost het handmatig verzamelen, filteren en analyseren ervan onnodig veel tijd.

Met een Business Intelligence tool, zoals Power BI, kun je dit proces volledig automatiseren door interactieve dashboards te bouwen die automatisch worden bijgewerkt met de nieuwste gegevens uit je systemen. Denk aan:

• KPI’s in real-time volgen, zodat je niet hoeft te wachten op maandelijkse rapportages.

• Trends en afwijkingen sneller herkennen door visuele weergaves.

• Direct bijsturen op basis van actuele cijfers, bijvoorbeeld door productie, voorraad of marketingcampagnes te optimaliseren.
  

Juist rapportages die nu veel handwerk vragen, lenen zich perfect voor Power BI. Door data en automatisering te combineren, krijg je grip op je bedrijfsvoering en kun je sneller, beter onderbouwde beslissingen nemen.

Klaar voor bedrijfsprocessen automatiseren, maar geen behoefte aan een langdurig project?

De bedrijfsprocessen automatiseren: de noodzaak is duidelijk, de mogelijkheden hoe je dit doet ook. Nu zijn er verschillende mogelijkheden om dit aan te pakken:

• Interne capaciteit: binnen de organisaties zijn collega's die meer over dit onderwerp willen leren en die hiervoor vrijgespeeld kunnen worden. Er kan een werkgroep worden aangesteld op het project te gaan leiden. Stel vooraf duidelijke kaders af: de onderwerpen data analyse, AI, automatisering en bedrijfsprocessen zijn totaal verschillend van elkaar. Om tot een goed resultaat te komen heb je veel skills in het team nodig.
  

• Uitzetten van vacatures: de ontbrekende skills kunnen worden ingevuld middels vacatures.
  

• Externe partij: je kunt een externe partij aanstellen die het project voor je gaat uitvoeren.

Zelf werken we bij FRISCON volgens de Maandelijkse Meerwaarde Methode. Ons team bestaat uit experts in data analyse, AI en bedrijfskunde. Volgens een vast bedrag per maand (ter hoogte van de kosten van 1 of 2 FTE) krijg je toegang tot deze disciplines.

Maandelijks bouwen we een oplossing voor je in de vorm van een automatisering, AI-agent of dashboard. Doordat wij niet op basis van een project of uren werken, zijn we gemotiveerd ons werk steeds efficiënter te doen én samen te werken met jou en je collega's. Zodat we jullie desgewenst ook de benodigde skills kunnen aanleren.

Hierdoor heb je vanaf de eerste maand meerwaarde, flexibiliteit, voorspelbare kosten en geen traag, complex project.

Conclusie

Succesvol automatiseren begint met structuur, daarna volgen de tools en technologie. Door klein te beginnen en continu te verbeteren, zet je een duurzame stap richting efficiëntere processen en realtime inzicht.

Wil je weten welk proces in jouw organisatie als eerste geautomatiseerd kan worden? Laten we samen een quickscan doen en je kansen ontdekken.