Als ondernemer of professional ben je altijd op zoek naar manieren om efficiënter te werken. Bij deze zoektocht staat automatisering centraal. Maar waar begin je? En welke tools zijn er beschikbaar? Geïnspireerd door gesprekken met ondernemers, onze klanten en mijn eigen ervaringen, deel ik graag de voordelen van het automatiseren van bedrijfsprocessen met je.
Wat is automatisering?
Automatisering van bedrijfsprocessen houdt in dat je technologie gebruikt om repetitieve taken te minimaliseren of te vereenvoudigen. Hierbij kun je denken aan het automatisch versturen van facturen, het up-to-date houden van klantgegevens of het beantwoorden van veelgestelde vragen.
Waarom processen automatiseren?
Er gaat helaas nog veel tijd verloren aan repetitieve taken. Denk bijvoorbeeld aan het handmatig overnemen van gegevens vanuit een softwaretool naar PowerPoint, om wekelijks de cijfers over de voortgang te rapporteren aan je team. Maar ook het handmatig bijhouden en overzetten van contactmomenten en notities, na gesprekken met leads of klanten, van de ene plek naar de andere. Elke keer is het een klus waarvan je weet dat het moet gebeuren, maar je het liever niet wilt doen.
Naarmate je bedrijf groeit en processen complexer worden, kost zo'n klusje steeds meer tijd. Gelukkig kan het anders. De meeste processen kun je automatiseren, waardoor je je tijd kunt besteden aan de taken die er toe doen en geen ‘moetje’ zijn.
De voordelen van het automatiseren van je processen
Efficiëntie en tijdsbesparing
Met automatisering kunnen taken die voor een mens uren in beslag nemen, in enkele minuten worden voltooid. Dit betekent dat taken en projecten sneller kunnen worden voltooid. Bovendien kan je organisatie ook meer projecten tegelijkertijd aan.
Minder kosten
Minder fouten betekent minder tijd en geld besteed aan het corrigeren ervan. Bovendien kunnen automatiseringstools vaak de werklast van meerdere medewerkers aan, wat leidt tot besparingen op personeelskosten. Maar je kunt natuurlijk ook deze uren anders inzetten.
Verhoogde nauwkeurigheid
We zijn allemaal menselijk en maken fouten, vooral bij repetitieve taken. Automatisering vermindert de kans op fouten, wat leidt tot betrouwbaardere resultaten.
Schaalbaarheid
Als je bedrijf groeit, groeien je processen met je mee. Automatiseringstools kunnen gemakkelijk worden aangepast om aan veranderende behoeften te voldoen, zonder dat er aanzienlijke investeringen of trainingen nodig zijn.
Tevreden medewerkers
Niemand houdt van saai, repetitief werk. Door dergelijke taken te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op meer zinvolle en bevredigende projecten, wat leidt tot meer tevredenheid en hogere productiviteit.
Robotic Process Automation (RPA)
Een interessant voorbeeld van automatisering is Robotic Process Automation (RPA). Stel je eens voor dat robots alle repetitieve, tijdrovende taken overnemen die je medewerkers dagelijks uitvoeren. Dat is precies wat RPA inhoudt. Hierbij zijn deze robots niet de metalen machines die je je misschien voorstelt, maar softwareprogramma's die zijn ontworpen om taken te automatiseren die normaal gesproken door mensen gedaan worden.
RPA vindt zijn oorsprong in de behoefte om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch overzetten van gegevens van het ene systeem naar het andere, of het inloggen in je boekhoudprogramma om facturen aan te maken en deze vervolgens automatisch te mailen. En zo zijn er veel meer opties te noemen.
Naast dat RPA je tijd bespaart, is het minder foutgevoelig dan wanneer een menselijke medewerker dezelfde taak uit zou voeren. De softwarerobots worden immers niet moe en ze kunnen niet worden afgeleid. Bovendien kunnen ze 24/7 hun taken uitvoeren, in een sneller tempo dan wij mensen. Dit heeft tegelijk het voordeel dat je kosten bespaart en de productiviteit wordt verhoogd. Je medewerkers hoeven immers niet meer de vermoeiende, repetitieve taken zelf uit te voeren en kunnen nu met iets anders aan de slag.
Ben je benieuwd naar andere mogelijkheden van het automatiseren van processen? Lees dan hier ons eerdere blog hierover.
Aandachtspunten bij procesautomatisering
Net zoals je niet zomaar een willekeurige aankoop doet, zonder eerst je behoeften en budget te overwegen, moet je ook de juiste automatiseringstools voor jouw bedrijf kiezen. Er zijn talloze tools beschikbaar, elk met zijn eigen sterke en zwakke punten. Met zowel Zapier als Microsoft Power Automate kun je veel processen automatiseren. Maar de mogelijkheden, gemak en kosten verschillen. Het is essentieel om te kiezen voor tools die aansluiten bij de specifieke behoeften en doelen van jouw organisatie.
Daarnaast hebben bedrijven vaak al een reeks tools en systemen die ze gebruiken. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat de automatiseringstool dat je overweegt, ondersteuning biedt voor de systemen waar je organisatie al mee werkt.
Ook belangrijk is dat je medewerkers overweg kunnen met de automatiseringstool. Zelfs de beste tools zijn nutteloos als je team niet weet hoe ze deze effectief moeten gebruiken. Organiseer daarom bijvoorbeeld een trainingssessie en zorg voor doorlopende ondersteuning om eventuele problemen of vragen aan te pakken.
Wanneer je eenmaal bent begonnen en een manier van automatisering gekozen hebt, is het belangrijk om het proces periodiek te herevalueren. Verzamel regelmatig feedback van je medewerkers over hoe de tools presteren en waar aanpassingen nodig zijn. Dit zorgt voor een continue cyclus van verbetering.
Conclusie
Of je nu kiest voor RPA of een andere vorm van automatisering, de voordelen zijn duidelijk: verhoogde efficiëntie, kostenbesparing, meer nauwkeurigheid, tevreden medewerkers en schaalbaarheid. Tijdrovende en repetitieve taken behoren tot het verleden. Maar zoals bij elke verandering, is het cruciaal om zorgvuldig te overwegen welke tools het beste bij jouw organisatie passen en om je team de nodige training en ondersteuning te bieden.
Door te investeren in automatisering, investeer je in de toekomst van je bedrijf. En onthoud: het gaat niet alleen om technologie, tijd en geld maar ook om het bevrijden van je medewerkers zodat ze zich kunnen richten op wat echt belangrijk is.