Het kan zijn dat je de keuze hebt gemaakt om een datawarehouse en/of dashboards voor jouw organisatie te laten bouwen. Niet geheel onbevoordeeld vinden wij dat natuurlijk een uitstekende keuze. Met datagestuurde inzichten verbeter je jouw processen om zo tijd en geld te besparen. Twee belangrijke vragen die je dan waarschijnlijk hebt zijn hoeveel het project gaat kosten en hoe een dergelijk traject eruitziet. Een indicatie en uitleg van de kosten kun je hier vinden. In dit blog leggen we je stap-voor-stap uit hoe wij te werk gaan als we dashboards en een datawarehouse voor jou gaan bouwen.
De 6 stappen naar een datagedreven organisatie
Het doel van al onze projecten kan zich richten op twee dingen: datagedreven inzichten bouwen of processen automatiseren. Hieronder leggen we een traject uit voor het bouwen van datagedreven inzichten. In dit voorbeeldscenario gaan we een datawarehouse bouwen en meerdere dashboards. Dashboards zijn real-time rapportages met grafieken en analyses op jouw processen, bijvoorbeeld om je KPI’s bij te houden, salesanalyses of inkoopvoorspellingen.
1. Inventarisatie
Voordat we beginnen, willen we eerst een helder beeld hebben van jouw organisatie, je wensen en welke systemen je gebruikt. Hiermee kunnen we je bedrijfsprocessen in kaart brengen en komen we erachter welke data vanuit welke bron moet worden gehaald. Dit doen we in meerdere gesprekken, zodat we jouw input kunnen concretiseren in plannen, waarop jij feedback kan leveren.
2. Koppelingen met je softwaretools
Moderne software biedt zogeheten API-koppelingen aan. Hiermee kunnen we toegang krijgen tot jouw data en kunnen we deze automatisch ophalen. Dit is een veel robuustere oplossing dan handmatig gegevens moeten ophalen uit je programma’s. Het is met vrijwel elk softwarepakket mogelijk om een koppeling te leggen.
3. Datawarehouse maken
We gaan elke dag automatisch al jouw data ophalen uit alle software die je gebruikt. Deze slaan we centraal op in een datawarehouse. Kort samengevat is dit een verzamelplaats waarin al je data opgeschoond en gestructureerd opgeslagen is. Dit stelt ons later in staat inzichten te maken waarin we je data uit meerdere systemen combineren. Lees ons eerdere blog als je meer wil weten over de zin en onzin van een datawarehouse.
4. Datapipelines bouwen
Datapipelines zijn een techniek waarmee we jouw data ophalen, opschonen, transformeren en uiteindelijk inladen in het datawarehouse. Hiermee zorgen we dat alle data op elkaar aansluit, zodat bijvoorbeeld relaties in een boekhoudpakket overeenkomen met contacten in een CRM-systeem en met klanten uit een webshop. Een ander voorbeeld kunnen postcodes zijn, waarbij een algoritme de postcode 1234AA als een andere postcode ziet dan 1234 aa, terwijl het dezelfde postcode is. De datapipeline schoont zulke gevallen op en zorgt ervoor dat alles in hetzelfde formaat wordt opgeslagen.
5. Dashboards bouwen
Zodra de data op orde is en is ingeladen in het datawarehouse, beginnen we met het bouwen van de dashboards. Of je nu inzicht wil in je sales, orders, marketing of voorraad, we zorgen ervoor dat je rapportages krijgt met heldere grafieken en analyses. Soms zijn dat eenvoudige berekeningen (bijvoorbeeld de totale omzet), andere keren zijn dat ingewikkeldere modellen, zoals inkoopvoorspellingen. In beide gevallen zorgen we dat de data zo eenvoudig mogelijk gepresenteerd worden, waardoor jij in een oogopslag duidelijkheid hebt.
6. Feedback en Testen
Voordat we live gaan, testen we alles grondig. We controleren of alle data correct wordt weergegeven en of de dashboards naar behoren werken. Daarnaast ontvangen we graag feedback van jullie: missen jullie nog onderdelen of moeten de kleuren anders? Doordat we de data gestructureerd hebben opgeslagen in het datawarehouse is het eenvoudig hier aanpassingen in te maken. Dat is ook handig als je in de toekomst nog nieuwe inzichten of grafieken wil hebben.
Samenwerken en communicatie
Om een project succesvol te laten slagen vinden we goede samenwerking en transparante communicatie belangrijk. Wij bouwen het datawarehouse, leggen de koppelingen en maken de dashboards. Van ons kan je verwachten dat we met input komen welke analyses interessant zijn.
Maar als je alleen een uitvoerende partner zoekt zijn wij wellicht niet de juiste partij voor jou. We nemen liever een begeleidende en uitvoerende rol aan. We hebben jouw input nodig om je expertise te delen over je bedrijfsprocessen en horen graag tegen welke problemen je aanloopt in je werk. Deze input zorgt ervoor dat we alle ontwerpen snel en zorgvuldig kunnen maken en kunnen gaan realiseren.
Return On Investment (ROI)
Tijdens de inventarisatie bepalen we met elkaar de doelen van het project. We vinden het belangrijk deze kwantificeerbaar te maken. Je steekt beiden tijd, geld en moeite in het project. Het moet vervolgens ook ruimschoots meer tijd en geld besparen of, wanneer dat je doel is, bijdragen aan je duurzaamheidsdoelstellingen. Vooraf, tijdens, en na het project evalueren we regelmatig de ROI om zo te waarborgen dat de gestelde doelen worden behaald.
Conclusie
Een datagedreven organisatie is een reis, geen bestemming. Het bouwen van een datawarehouse en dashboards is het begin. Daarna begint het echte werk: het interpreteren van de data en het nemen van datagedreven beslissingen. Op die manier zijn jullie klaar voor de toekomst.