Ken je dat gevoel, wanneer je de supermarkt inloopt en op zoek bent naar een specifiek product, maar vervolgens erachter komt dat het uitverkocht is? Als klant word je hierdoor teleurgesteld en dit is precies het scenario dat bedrijven willen vermijden. Ookal kan het bedrijf er niet altijd wat aan doen, als het regelmatig gebeurt zullen klanten niet meer terugkomen. Je voorraadbeheer op orde hebben is daarom belangrijk. We leggen je uit hoe data hierbij kan helpen.
Er zijn meer uitdagingen: je wilt voldoen aan de vraag van je klanten, zonder dat het onnodige opslagkosten met zich meebrengt. Maar moet je vandaag al een nieuwe bestelling plaatsen om de voorraad aan te vullen, of kan het nog een paar dagen wachten? Zonder de juiste data zijn dit soort vragen voor de meeste producten onmogelijk te beantwoorden.
Door het klantgedrag en de inkoopgegevens te analyseren, door bijvoorbeeld te kijken naar wanneer, welke producten besteld worden door je klanten, kun je beter geïnformeerde beslissingen nemen over je voorraadbeheer. Hoe je dit efficiënt doet met behulp van data bespreken we hierna.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer draait om het hebben van het juiste product, op het juiste moment, op de juiste plaats, in de juiste hoeveelheid. Klinkt eenvoudig, toch? Als dat zo was, dan zou je nooit meer teleurgesteld worden door een leegstaand schap in de supermarkt. Goed en efficiënt voorraadbeheer is een complex samenspel van inkooporders, opslag, verkoop en logistiek.
Waarom is goed voorraadbeheer belangrijk?
Een overschot aan voorraad resulteert in onnodige opslagkosten en ruimtegebrek. Heb je te maken met bederfelijke producten, dan ga je ook onnodig nieuwe producten moeten weggooien en afschrijven.
Een tekort aan voorraad betekent minder verkopen, en daarmee minder omzet. Daarnaast is het de laatste tijd normaal geworden voor ons, als consument, om de volgende dag, of zelfs op dezelfde dag van bestellen, de bestelling te ontvangen. Bied je deze optie niet, dan sta je al met één-nul achter ten opzichte van andere bedrijven. Klanten weten de concurrent dan al snel te vinden. Het is daarom belangrijk om aandacht te besteden aan je voorraadbeheer en deze efficiënt in te richten.
Verschillende voorraadbeheermethodes
Voorraadbeheer is geen one-size-fits-all situatie. Er zijn diverse benaderingen, afhankelijk van het soort bedrijf en de aard van de producten. De bekendste hiervan is misschien wel de FIFO-methode, First In, First Out. Om verspilling te voorkomen, worden producten die het kortst houdbaar zijn als eerste verkocht.
Dan is er het Just-In-Time (JIT) systeem, waarbij je probeert om op het juiste moment te bestellen, met als doel het voorkomen van te veel opslag van voorraad. Bij deze methode is het risico wel het grootst dat je producten niet op voorraad gaat hebben. Een andere methode is de ABC-analyse, waarbij je producten categoriseert op basis van belangrijkheid en omloopsnelheid.
Een relatief nieuwe en opkomende vorm van voorraadbeheer is dropshipping, waarbij producten direct van de leverancier naar de klant worden verzonden. Hiermee heb je helemaal geen eigen voorraad. Dat scheelt je veel gedoe, maar maakt je wel afhankelijk van je leveranciers.
Het kiezen van de juiste methode hangt af van diverse factoren zoals producttype, vraagvoorspelling en opslagkosten.
Voordelen van data voor efficiënt voorraadbeheer
Real-time informatie Met real-time informatie heb je altijd een actueel overzicht van je voorraadniveaus, wat essentieel is voor het handhaven van de balans tussen vraag en aanbod.
Doorlooptijden van producten Inzicht in de doorlooptijden van producten helpt bij het optimaliseren van de magazijninrichting en het bestelproces.
Verkopen voorspellen Slimme inzichten maken het mogelijk toekomstige verkopen en piekmomenten te voorspellen en te identificeren, zodat je voorraadniveaus altijd afgestemd zijn op de verwachte vraag. Zo kun je bijvoorbeeld inschatten wat het beste moment is om extra zonnebrandcrème te bestellen voor in de zomer.
Overzicht en inzicht op één plek Dashboards visualiseren al je data en bieden inzichten in onder andere goederenstromen, omzet, winst en verlies. Al deze inzichten ondersteunen je bij het nemen van beslissingen, op basis van feiten die blijken uit je verkoopgegevens.
Veelgebruikte voorraadbeheersoftware
Op het gebied van voorraadbeheer is goede software onmisbaar geworden. Deze systemen variëren van eenvoudige tools voor kleine bedrijven tot complexe oplossingen voor grote ondernemingen. Populaire voorraadbeheersoftware omvat systemen zoals SAP, Oracle, en Microsoft Dynamics. Voor kleinere bedrijven zijn er meer toegankelijke opties zoals Brincr en Zoho Inventory, die gebruiksvriendelijk en kosteneffectief zijn. Een bekend voorbeeld om je voorraad vervolgens te optimaliseren is Slimstock.
Voorraadbeheer combineren met data uit andere systemen
Voorraadbeheersoftware beschikt steeds vaker over een uitgebreid dashboard met overzicht op de voorraad en voorspellende inzichten. Wat echter nog van toegevoegde waarde is, is het combineren van deze gegevens met andere tools en systemen die jouw bedrijf gebruikt. Door bijvoorbeeld bestellingen te koppelen aan de bezoekers van je website, kun je meten welke marketingscampagnes en aanbiedingen het meest effectief zijn.
Of je kunt gerichte marketingstrategieën opzetten en bijhouden hoeveel invloed deze hebben. En door het koppelen met je boekhoudpakket, kun je beter budgetteren en kosten beheren. Door al deze gegevens te combineren en weer te geven op één centrale plek, zoals in een dashboard, bespaar je als organisatie veel tijd en kosten. Hier kun je meer lezen over dashboarding.
Het doel is om meer voorspelbaarheid en samenwerking te creëren in je bedrijf. Dus, als marketing en sales een actie willen houden, dan moet dit wel ruim van tevoren bekend zijn bij de inkoopafdeling. Middels data kan vervolgens voorspeld worden hoeveel extra verkopen de marketingactie gaat opleveren, zodat inkoop dit tijdig kan inslaan.
De impact van AI en Machine Learning
De integratie van AI en Machine Learning in voorraadbeheersystemen verandert de manier waarop bedrijven hun voorraad beheren. Deze technologieën geven je de mogelijkheid tot het automatiseren van bestelprocessen en het nauwkeurig voorspellen van de vraag. AI kan bijvoorbeeld patronen herkennen in verkoopgegevens die wijzen op seizoensgebonden trends of de impact van marketingcampagnes. Machine learning-algoritmen kunnen leren van historische gegevens en steeds nauwkeuriger voorspellingen doen over toekomstige voorraadbehoeften.
Het beste is om hiervoor data zo breed mogelijk uit de organisatie te gebruiken. Naast de verkoopgegevens kun je dan denken aan de voorraadstanden, transportdata, marketing- en websitegegevens en salesacties.
Beginnen met datagedreven voorraadbeheer
Wanneer je wilt beginnen met het gebruiken van data om je voorraadbeheer te optimaliseren, is een van de grootste uitdagingen het waarborgen van de kwaliteit van de data. Onnauwkeurige of verouderde data leidt tot verkeerde beslissingen. In ons eerdere blog bespreken we het belang van goede datakwaliteit in meer detail. Een andere uitdaging is de integratie van nieuwe systemen met bestaande processen.
Ben je een groothandel of ander bedrijf dat afhankelijk is van voorraad dan moet je extra goed opletten, ondanks dat datagedreven voorraadbeheer je veel tijd en kosten gaat besparen. Het is namelijk belangrijk om bij wijzigingen in je voorraadbeheer of inkoopvoorspellingen de nieuwe methode tijdelijk naast de oude methode te gebruiken.
Hierdoor kun je bijvoorbeeld eerst controleren of de nieuwe methode van inkoopvoorspellingen accuraat is. Je wil immers niet door een fout zonder voorraad komen te zitten: zonder voorraad, geen omzet.
Conclusie
Met de toenemende verwachtingen van consumenten die snel en veel verwachten, helpt slim voorraadbeheer je bedrijf om voorop te blijven lopen, zonder geld te verspillen. Data en de opkomst van AI spelen een onmisbare rol in efficiënt voorraadbeheer. Door gebruik te maken van real-time informatie, voorspellende analyses en geïntegreerde softwareoplossingen, kunnen bedrijven hun voorraadniveaus optimaliseren, kosten besparen en de klanttevredenheid verhogen.
Bovendien stelt de integratie van voorraadbeheersystemen met andere platforms, zoals webanalysetools en boekhoudsoftware, bedrijven in staat om diepgaandere inzichten te verkrijgen. Dit leidt tot proactieve in plaats van reactieve besluitvorming, wat resulteert in efficiënter voorraadbeheer, hogere winstmarges en aanzienlijke kostenbesparingen.
Wil je weten hoe data uit al je software gecombineerd kan worden tot een slim voorraadbeheer dashboard? Neem dan contact met ons op.