Om je bedrijf verder te laten groeien stel je doelen op. Aan de hand hiervan kun je een plan maken om deze doelen te gaan bereiken. Misschien heb je wel eens gehoord van de term “KPI”, maar weet je nog niet helemaal wat het betekent. Zijn KPI’s bijvoorbeeld hetzelfde als doelen?
In dit blog leggen we je uit wat KPI’s zijn, waarom ze belangrijk zijn, hoe je ze bijhoudt en geven we voorbeelden van KPI’ voor verschillende sectoren.
Wat zijn KPI’s?
KPI staat voor Key Performance Indicator (of in het Nederlands: Kritieke Prestatie Indicator). Het is een meetbare waarde die aangeeft hoe je organisatie presteert ten opzichte van de belangrijkste doelstellingen. Hier wordt het verschil met doelstellingen al duidelijk: een KPI is niet alleen een doel maar ook de huidige voortgang ten opzichte van dat doel.
Waarom zijn KPI’s belangrijk?
Zonder KPI’s is het lastig om op objectieve manier vooruitgang te meten. KPI’s houden je gefocust, zorgen ervoor dat je je doelen niet uit het oog verliest en geven een duidelijk beeld van je prestaties. Een goede KPI is een afspiegeling van de resultaten van je inspanningen.
Hoe bepaal je de juiste KPI’s voor jouw organisatie?
De meeste bedrijven zien het belang van KPI’s in, maar vinden het vervolgens lastig om de juiste KPI’s te kiezen. Want hoe maak je een gewogen mix van KPI’s die concreet de voortgang van het bedrijf bijhouden?
Identificeer je belangrijkste doelstellingen
Het kiezen van de juiste KPI’s is essentieel. Begin met vaststellen van je belangrijkste doelstellingen op verschillende vlakken. Op financieel vlak is dat bijvoorbeeld het verhogen van de maandelijks omzet en op het gebied van medewerkers vind je het belangrijk de medewerkerstevredenheid te verhogen.
Maak je doelen meetbaar en concreet
Na het kiezen van je doelen zul je ze verder moeten concretiseren. Hang dus aan elk doel een concreet getal: hoeveel omzet willen jullie maandelijks behalen of hoe laag moet het retourpercentage van pakketjes zijn?
Niet al je doelen zijn waarschijnlijk meetbaar. Je moet dan de keuze maken of je ze meetbaar wil maken. Uit evaluatiegesprekken met medewerkers kun je bijvoorbeeld afleiden hoe tevreden ze zijn, maar een objectieve meetmethode is dat niet. Om je medewerkerstevredenheid bij te houden is een medewerkerstevredenheidsonderzoek een betere keuze.
Voor elke KPI geldt dat er kritisch naar de meetmethode gekeken moet worden. Vaak is geen enkele meetmethode volledig perfect. Kies daarom een meetmethode, zorg dat duidelijk is welke beperkingen deze methode heeft en wissel vervolgens niet elke maand van methode. Op die manier bouw je consistente cijfers op en kun je op een betrouwbare manier vooruitgang meten.
Ga je KPI’s meten en bijhouden
Na het opstellen van je KPI’s zul je deze moeten bijhouden. Dat betekent de benodigde gegevens verzamelen, vaak vanuit bepaalde software zoals een administratiepakket of webshop, en deze gegevens analyseren om tot de huidige KPI-waarde te komen.
Waar moet je op letten bij het monitoren van je KPI’s
Alleen het vaststellen van KPI’s is niet voldoende; je moet ze ook regelmatig monitoren en analyseren. Er zijn twee methoden om dit te doen: handmatig en automatisch.
Met de handmatige methode zoek je de benodigde gegevens op in je software en analyseer je deze (vaak in Excel) om tot de huidige waarde van de KPI te komen. Het is erg belangrijk om hierin een gestandaardiseerd proces te kiezen. Het moet dus heel duidelijk zijn welke gegevens je verzamelt onder welke omstandigheden en over welke periode.
Een voorbeeld: jullie doel is om maandelijks 3.000 bezoekers te ontvangen op jullie website. Niet elke maand duurt even lang, corrigeren jullie dan de gegevens of niet (een bewust gekozen beperking)? Een andere vraag kan zijn of jullie hiervoor alle bezoekers meetellen, inclusief bots die jullie website bezoeken, of bijvoorbeeld alleen Nederlandse bezoekers. Tot slot zul je je moeten afvragen wanneer je de benodigde gegevens verzamelt: op de eerste van de volgende maand is de kans groot dat je gegevens niet volledig compleet zijn. Dit is het geval wanneer je Google Analytics gebruikt om je websitebezoekers te meten.
Desondanks is deze handmatige methode geen verstandige keuze. Wanneer je veel KPI’s hebt, kost het ontzettend veel tijd om alle gegevens te verzamelen en te analyseren. De kans is ook groot dat het gestandadiseerde proces niet consistent volgehouden gaat worden, bijvoorbeeld als een collega het verzamelwerk een keer doet of je let niet helemaal goed op.
Een betere methode is om KPI’s automatisch bij te houden en visueel te presenteren in een dashboard. Om je een indruk te geven hoe we dat bij FRISCON voor onze klanten doen:
We stellen samen met onze klanten de KPI’s vast en geven tips welke KPI’s passend zijn bij hun bedrijf. Samen bepalen we de meetmethode en de bijbehorende voorwaarden, zoals in het geval van websitebezoekers uit welke landen de bezoekers meegeteld moeten worden.
We maken een koppeling met de software van de klant. Hiermee halen we automatisch alle benodigde gegevens op.
We bouwen een dashboard, oftewel rapportage, waarin we de gegevens automatisch analyseren en visualiseren. Hierdoor heeft de klant niet alleen inzicht in haar KPI’s maar ook in de ontwikkeling hiervan.
Met deze methode hebben onze klanten real-time inzicht in hun KPI’s, lopen ze niet achter de feiten aan, krijgen ze alerts bij onregelmatigheden in de KPI en besparen ze veel tijd ten opzichte van het handmatig bijhouden.
Veelvoorkomende fouten bij het gebruiken van KPI’s
Naast het maken van meetfouten tijdens het handmatig bijhouden van je KPI’s is een andere veelgemaakte fout het niet regelmatig herzien en bijwerken van je KPI’s. Dat houdt enerzijds in dat je regelmatig de voortgang van je KPI meet en anderzijds je KPI’s bijwerkt. Wanneer je een aantal maanden achter elkaar je maandelijkse omzetdoel behaalt hebt, wordt het waarschijnlijk tijd om je doel omhoog bij te stellen.
Tot slot is een veelvoorkomende fout het kiezen van te veel KPI’s. Dit leidt tot verwarring en een gebrek aan focus. Maak een kernselectie aan doelen waaraan je met het gehele team gaat werken.
Voorbeelden van KPI’s voor verschillende sectoren
Elke sector heeft KPI’s die voor die sector belangrijk zijn. Zelfs in een sector kunnen verschillende KPI’s tussen bedrijven belangrijk zijn.
Groothandels
Bij groothandels spelen veel processen van marketing, sales, inkoop, verkoop en voorraadbeheer. Omtrent deze processen zijn veel mogelijkheden om KPI’s vast te stellen, bijvoorbeeld:
De gemiddelde orderverwerkingstijd
Klanttevredenheid
Percentage brutowinstmarge per product
Omloopsnelheid voorraad
Aantal dagen voorraad
Uitzendbureaus
Ook voor uitzendbureaus zijn KPI’s essentieel. Het percentage geplaatste kandidaten kan een indicatie geven hoe effectief de wervingsstrategie is. De tijd tot plaatsing geeft inzicht in hoe lang het duurt om een kandidaat te matchen met een passende functie. De retentiegraad laat zien hoeveel van de geplaatste kandidaten over een bepaalde periode in hun functie blijven, om zo de kwaliteit van de match te bepalen.
Installatietechniek
In deze sector staan klanttevredenheid en rentabiliteit centraal. Enerzijds wil je tevreden klanten, anderzijds moet een project binnen de gestelde uren en kosten worden afgerond. Een belangrijke KPI is het percentage facturabele uren of percentage brutowinst per project. Het aantal servicemeldingen per gebruikte installatie is ook een belangrijke KPI: sommige producten zijn wellicht goedkoop qua inkoop, maar kosten je op langere termijn alleen maar tijd en geld vanwege de kwaliteit.
Sales
De salesbranche draait misschien wel het meest om cijfers en KPI’s. In sales gaat het immers enkel en alleen om het resultaat. Denk hierbij aan de conversieratio, die meet hoeveel leads daadwerkelijk klant worden. Ook de gemiddelde dealgrootte kan inzicht geven in de ontwikkeling van de salesafdeling: het is voor veel organisaties vaak interessanter om minder maar grotere deals binnen te halen, dan meer maar kleine deals.
Elke sector heeft eigen uitdagingen en doelstellingen. KPI’s helpen om deze doelstellingen aan te gaan en de uitdagingen op te lossen.
Conclusie
KPI’s zijn een krachtig instrument voor elk bedrijf dat zichzelf constant wil verbeteren. We denken graag een keer met je mee in een gratis adviesgesprek over welke KPI’s interessant zijn voor jouw organisatie en leggen uit hoe je deze automatisch kan gaan bijhouden in een dashboard.
Comments