We hebben het vaak over datagedreven werken en het bouwen van dashboards of datawarehouse bij FRISCON. Een veelgebruikte term die daarbij hoort is Business Intelligence (BI). Veel mensen weten echter nog niet wat deze term precies betekent, maar zijn wel net zo enthousiast als wij over de mogelijkheden van data.
De basis van BI
BI, of Business Intelligence, is eigenlijk een manier om alle informatie van je bedrijf te verzamelen, te analyseren en te visualiseren. Hiermee kunnen bedrijven hun bedrijfsvoering en processen verbeteren. Veel organisaties passen Business Intelligence toe, al zitten er grote verschillen in de manier waarop. Veelal wordt Excel hiervoor nog gebruikt.
Wat maakt BI zo belangrijk?
Stel je voor dat je door een dicht bos wandelt zonder kaart. Je zou dan gemakkelijk kunnen verdwalen. BI fungeert als die kaart voor bedrijven. Het toont de weg door het bos van gegevens en helpt bedrijven om de juiste route te kiezen op basis van feiten, in plaats van op intuïtie.
Zeker wanneer je bedrijf groeiende is en je met veel zaken bezig bent, is het al snel lastig om overzicht te houden over wat wel of niet goed verloopt. Een conclusie die dan al snel vaak getrokken wordt is dat het te druk is en er meer mensen bij moeten, of andersom, dat de markt niet meezit. Terwijl de realiteit vaak is dat de prioriteiten verkeerd liggen en er veel capaciteit of marge verloren gaat aan de verkeerde zaken. Inzicht krijgen in je processen door BI helpt dit te voorkomen.
De onderdelen van Business Intelligence
Business Intelligence kan je niet samenvatten in een tool of programma. Dat zeggen we ook tegen onze klanten. Het is niet zo dat nadat wij een dashboard voor je hebben gebouwd dat je jezelf als organisatie datagedreven kan noemen. Daar is meer voor nodig. Dit zijn veelvoorkomende onderdelen van Business Intelligence:
Datawarehouse
Een datawarehouse is een opslagplaats voor je data uit al je tools en software. Met een zogeheten datapipeline wordt de data opgehaald, opgeschoond en getransformeerd naar een heldere structuur. Vervolgens wordt de data ingeladen in het datawarehouse. Meer over dit proces kun je hier lezen. Met een datawarehouse heb je als organisatie toegang tot een betrouwbare bron aan data voor analyses en rapportages.
Data verzamelen
Om met Business Intelligence aan de slag te gaan is er data benodigd. Deze kan op meerdere manieren verzameld worden. Het meest efficiënt is om dit automatisch te doen met een API-koppeling met je software. In veel organisaties gebeurt het verzamelen van data ook nog handmatig, bijvoorbeeld door gegevens te kopiëren uit een systeem en in een Excelbestand te plakken.
Dashboards en rapportages
Met behulp van de data, bijvoorbeeld uit je datawarehouse of direct uit je tools, kunnen er visualisaties gemaakt en gepresenteerd worden in een dashboard of rapportage. Deze twee termen worden enigszins door elkaar gebruikt. In de meest gebruikte BI-tool, Microsoft Power BI, bestaat een rapportage uit meerdere tabbladen met visualisaties. Een dashboard bestaat uit een enkel scherm met de belangrijke KPI’s. Een rapport heeft dus meer diepgang.
Ook in dit geval wordt Excel vaak nog gebruikt om dashboards mee te maken. Dit is goedkoper, maar kost wel meer tijd en is foutgevoeliger omdat het handmatig bijgewerkt moet worden. Leer hier meer over de voordelen en nadelen van dashboarding in Excel.
Datacultuur
Misschien kun je de datacultuur wel het belangrijkste onderdeel van Business Intelligence noemen. Want na het laten bouwen van een dashboard in een tool zoals Power BI, moet er ook actie worden ondernomen.
We zien in de praktijk vaak dat mensen behoefte hebben aan inzicht en daarom voor zichzelf een dashboard of grafiek maken in Excel. Nadat hier relatief veel tijd in is gestoken ligt dit dashboard vervolgens te verstoffen en wordt het niet meer gebruikt.
Een deel van het probleem los je op door een dashboard te bouwen, of te laten bouwen, op een professionele manier. Hierdoor heb je een gebruiksvriendelijk resultaat én laten je visualisaties altijd actuele gegevens zien, welke je vervolgens ook met de rest van je organisatie kan delen.
Maar daarmee los je niet het hele vraagstuk op. Er moet ook proactief in de organisatie de wil zijn om met behulp van data de organisatie te verbeteren. Dat betekent gezamenlijk naar de gemaakte inzichten en analyses kijken en kritisch zijn op jezelf.
Uitdagingen en overwegingen
Hoewel BI krachtig is, gaat het ook gepaard met een set aan uitdagingen. Allereerst kost het een investering om er actief mee bezig te gaan. Daarom is het ook belangrijk doelen vast te stellen en de meerwaarde te berekenen. Daarnaast kan het dus lastig zijn om de bedrijfscultuur zo ver te krijgen actief met dit onderwerp bezig te gaan. Hierbij kan het helpen om niet in één keer van A naar Z te gaan, maar in meerdere stappen. Resultaten laten zien motiveert anderen vaak enorm.
Privacy, beveiliging en ethiek zijn ook cruciale onderwerpen wanneer je met BI aan de slag gaat. Hoe waarborg je de beveiliging van gegevens en de privacy van je klanten. Maar ook: welke analyses ga je maken en met welke doeleinden? Zijn deze doeleinden ethisch verantwoord en mag of wil je überhaupt wel alle beschikbare gegevens hiervoor gebruiken?
Voordelen van het gebruik van BI
Het gebruikmaken van Business Intelligence biedt vanzelfsprekend ook vele voordelen. Dit zijn namelijk de grootste motivators voor organisaties om ermee aan de slag te gaan:
Betere besluitvorming
Met toegang tot real-time gegevens kun je als bedrijf snelle en geïnformeerde beslissingen nemen. Met het toepassen van BI zijn patronen en trends te herkennen en is het mogelijk proactief te handelen.
Inzicht en overzicht
Een grote uitdaging voor bedrijven is het inzicht en overzicht verkrijgen en houden op alle processen, werkzaamheden en projecten. Met inzicht bedoelen we duidelijkheid hebben in het hoe, waarom en wanneer cijfers tot stand zijn gekomen. Met overzicht bedoelen we je cijfers en KPI’s op elk moment paraat hebben. Met BI, bijvoorbeeld middels een dashboard, heb je altijd inzicht tot je cijfers en KPI’s en zie je ook hoe ze tot stand zijn gekomen. In een ander blog van ons ontdek je wat KPI-dashboards zijn.
Tijdsbesparing en efficiëntie
Veel bedrijven hebben behoefte aan bepaalde cijfers en verzamelen deze daarom handmatig uit meerdere systemen. Dit is helaas een tijdrovend en foutgevoelig proces. Met BI kun je dit automatiseren. Bovendien kan je met BI uitgebreide analyses maken, waardoor een deel van het besluitvormingswerk al voor je wordt gedaan. Hierdoor hoef je alleen nog maar de knoop door te hakken.
Concurrentievoordeel
Als je als organisatie in een verzadigde markt zit, kan het moeilijk zijn om je te onderscheiden van de concurrentie. Met BI kunnen bedrijven inzichten verkrijgen die hen een voorsprong geven. Hierbij kan je denken aan intelligente klantanalyses, marktkansen ontdekken of het optimaliseren van de prijsstrategie.
Duurzaamheid
Duurzaamheid is voor steeds meer bedrijven een belangrijk thema. Met BI kun je als organisatie beter omgaan met je middelen en je processen efficiënter inrichten. Een voorbeeld hiervan hebben wij bij een klant geimplementeerd. Daar zorgen we met een dashboard ervoor dat medewerkers zo dicht mogelijk bij huis worden ingepland. Daardoor hoeven ze minder ver te rijden, wel zo duurzaam!
Toekomstige ontwikkelingen binnen BI
Met de opkomst van Artificial Intelligence (AI) worden de toepassingen van BI steeds geavanceerder. Deze trend zie je terug in BI-software, zoals Microsoft Power BI, waar steeds meer AI-functionaliteiten aan worden toegevoegd. Daarnaast zal er een verschuiving plaatsvinden naar meer en meer real-time data en self-service BI, waarbij medewerkers in een organisatie zelf op een eenvoudige manier hun dashboards en inzichten kunnen maken.
Conclusie
Hopelijk heb je een idee gekregen bij wat BI is en wat het kan betekenen voor een organisatie. Neem contact met ons op als je meer wil weten welke mogelijkheden er zijn voor jouw organisatie.
Comments