Inzicht krijgen in je bedrijfsgegevens wanneer je verschillende tools en software gebruikt is uitdagend en tijdrovend. We stuiten vaak op bedrijven waar wekelijks een medewerker meerdere uren bezig is om in Excel data te verzamelen en hier een rapportage van te maken. Zonde van de tijd en het onbenutte potentieel van je data. Dit is waar dashboarding je bij kan helpen.
Wat is dashboarding?
Dashboarding is het proces van het verzamelen, verwerken en visueel weergeven van gegevens uit verschillende bronnen op een centrale plek. Het doel is een duidelijk dashboard waarmee je inzicht en overzicht hebt in al je KPI’s en automatische analyses. Bij FRISCON gebruiken we hiervoor hoofdzakelijk Power BI. Hiermee zijn je rapportages interactief, real-time en op elk apparaat te bekijken.
“Maar in mijn software en tools kan ik mijn gegevens al inzien?”
Voordat we aan een ondernemer een van onze dashboards hebben laten zien, is dit een veelgehoord statement. Een statement dat niet geheel onjuist is. Het klopt dat veel online tools en softwarepakketten al data en grafieken aanbieden om je inzicht te geven. Verderop in het gesprek horen we vervolgens toch dat bedrijven tegen problemen aanlopen en dit proberen op te lossen met geknutsel in Excel.
6 redenen waarom je tóch dashboards nodig hebt naast je huidige tools en software
1. Centraal weergeven van gegevens
Bedrijven maken gebruik van steeds meer tools, een aantal voorbeelden: marketingtools, webshop, administratiesoftware, Excel-spreadsheets, CRM-pakket en ERP-pakket. De kans is groot dat jouw organisatie ook een aantal van deze systemen gebruikt. Hoe breng je al deze gegevens samen op één plek?
Het kost veel tijd om deze systemen allemaal individueel bij langs te gaan. Helemaal als je niet helemaal thuis bent in elk systeem. Bij veel van onze klanten zien we daarom dat er wekelijks een medewerker bezig was om de belangrijkste gegevens uit elk systeem in een Exelrapportage te plakken, vaak bedoeld voor het management of directie. Zij zijn namelijk vaak het minst thuis in alle individuele software.
Met dashboards wordt dit proces geautomatiseerd, waardoor gegevens uit verschillende bronnen in een centraal dashboard worden weergeven. Wel zo makkelijk!
2. Real-time inzichten
Voor bedrijven is het belangrijk om te sturen op actuele data. Met Excelrapportages van een week geleden is dat niet het geval. Real-time inzichten zijn vooral handig voor de besluitvorming, bijvoorbeeld wanneer je een plotselinge daling in de verkoop opmerkt. Dashboards helpen je hierbij.
3. Geavanceerde analyses
Het klopt dat veel tools al enige mate van inzichten en analyses aanbieden. Maar deze zijn vaak relatief eenvoudig, zoals een klantsegmentatie op basis van locatie of je omzetverloop.
Enerzijds komt dit doordat tools zich focussen op de operationele processen van de tool zelf, door bijvoorbeeld nieuwe functies toe te voegen. De gedachte is: hoe meer functionaliteit we bieden aan onze klanten, hoe blijer zij zijn. Veel tijd steken in het maken van automatische analyses voor je klant heeft daardoor een lagere prioriteit.
Anderzijds komt dit doordat tools maar beperkte toegang hebben tot jouw data. In de meeste gevallen namelijk alleen de data die je produceert in hun software. Ook in de gevallen van een koppeling met een andere softwaretool, wordt er maar beperkte informatie doorgeschoten.
Met dashboarding krijg je toegang tot geavanceerde analyse met data uit al je bronnen. Een voorbeeld dat we zelf voor meerdere klanten hebben gemaakt is het combineren van CRM- en verkooporderdata. We leveren een proactieve analyse aan van klanten die langer dan verwacht geen bestelling hebben geplaatst en waarmee ook geen contact is geweest: daar liggen kansen!
4. Op maat voor jouw bedrijf
De apps en programma’s die jouw organisatie gebruikt zijn waarschijnlijk niet op maat. Daardoor krijg je te veel informatie gepresenteerd waarvan een aanzienlijk deel niet relevant is voor je. Met dashboards op maat zie je in een oogopslag cijfers en inzichten afgestemd op jullie situatie.
Hierbij kunnen verschillende weergaven gemaakt worden voor verschillende medewerkers of afdelingen. Zo ziet iedereen wat hij of zij mag én wil zien. Zo is het nergens voor nodig dat de financiële afdeling door ingewikkelde marketingcijfers moet ploeteren. Bijvoorbeeld om achter de kosten en het rendement te komen, om zo het budget voor volgend jaar te bepalen. Met dashboarding is dit makkelijker en heeft iedere afdeling direct relevante inzichten.
5. Flexibiliteit
Inzicht in data is nuttig voor grofweg twee doeleinden: ten eerste om je KPI’s bij te houden om vervolgens hierop het bedrijf te sturen en ten tweede, om problemen en kansen te identificeren.
Als je het goed aanpakt los je, middels data, deze problemen vervolgens op. Het is een illusie dat vervolgens alles goed blijft lopen, er duiken altijd nieuwe problemen op, waar je inzicht in wil krijgen.
Jouw software biedt geen ondersteuning voor deze veranderende problemen. Ook dat is een reden waarom softwaretools beperkte analyses aanbieden: bedrijven hebben behoefte aan enorm uiteenlopende inzichten. Met dashboards loop je niet tegen dit probleem aan. Zodra het datafundament goed is neergezet is het gemakkelijk om gemaakte dashboards aan te passen en nieuwe analyses op maat te bouwen voor jouw organisatie.
6. Visueel en eenvoudig
Goede dashboards zijn visueel en eenvoudig ingericht: middels duidelijk kleurgebruik, juiste visualisaties en grafieken geven ze op een eenvoudige manier heel veel informatie. In tegenstelling tot softwaretools die, logischerwijs, je toegang geven tot je data zodat je ermee kan werken en je bedrijfsprocessen kan inrichten. Een uitvoerend ofwel operationeel proces is heel anders dan dashboards, waarmee je een analytisch proces inricht en jezelf een cockpitoverview geeft.
Toegevoegde waarde ten opzichte van je software
Met dashboards verbeter en versnel je de besluitvormingsprocessen. Je krijgt toegang tot real-time consistente analyses van jouw bedrijfsprocessen. Daarmee haal je meer uit de software die je gebruikt en behaal je dus een verhoogde ROI.
Dashboards zorgen ook voor een verbeterde samenwerking tussen afdelingen en een proactieve probleemoplossing. In plaats van dat iedere afdeling vanuit zijn eigen software en “wereldje” problemen aanvliegt, kijkt iedereen met dashboards naar dezelfde data.
Tools
Er zijn meerdere Business Intelligence tools beschikbaar om dashboards mee te bouwen. Wij geven zelf de voorkeur aan Microsoft Power BI, maar goede alternatieven zijn Qlik en Tableau. In dit blog geven we je een vergelijking van de kosten en functionaliteit tussen deze drie tools.
Conclusie
Dashboards zijn niet alleen een leuke toevoeging aan je bedrijf, maar een essentieel component voor elk modern bedrijf dat datagedreven beslissingen wil nemen. Het zorgt voor centraal, visueel en real-time overzicht en inzicht in je bedrijfsprocessen. Daardoor versnel en verbeter je de besluitvorming.
Als je meer wilt weten over hoe dashboarding jouw bedrijf kan helpen, of als je vragen hebt over de implementatie ervan, neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder op je datagedreven reis!