Aan een datawarehouse worden al je databronnen en softwareprogramma’s gekoppeld, zodat de data hieruit opgehaald en gestructureerd opgeslagen kan worden. Daardoor heb je al je data binnen handbereik voor data analyse en dashboards. Een logische vraag die we vervolgens vaak horen is: "Kan ik nog van software wisselen nadat ik een datawarehouse heb laten bouwen?" In dit blog leggen we het uit.
Wat is een datawarehouse?
Een datawarehouse is een centrale opslagplaats waarin data uit verschillende bronnen wordt verzameld, opgeschoond en gestructureerd. Het doel? Een overzichtelijke en betrouwbare bron van data creëren voor je organisatie om hiermee dashboards te bouwen en data analyses op te maken. Lees hier meer over de voordelen van een datawarehouse.
Redenen waarom je wil switchen van software
Er zijn tal van redenen waarom bedrijven overwegen te switchen van software. De belangrijkste redenen zijn dat de huidige software niet meer voldoet aan de behoeften, er goedekopere of betere alternatieven beschikbaar zijn of dat de software niet meer wordt ondersteund door de leverancier.
Nieuwe software zorgt vaak voor een professionaliseringsslag binnen organisaties, waardoor je als bedrijf sneller en efficiënter kan werken. Dat levert op langere temijn ook kostenbesparingen op. Moderne software is over het algemeen ook beter te integreren met andere tools en bijvoorbeeld een datawarehouse.
3 uitdagingen bij het switchen van software na het bouwen van een datawarehouse
In een datawarehouse wordt dus al je data opgehaald vanuit je software middels een koppeling. In een zogeheten datapipeline wordt deze data opgeschoond en getransformeerd. Je kunt hier meer over werking van een datawarehouse lezen. Je data opschonen en transformeren is nuttig omdat je datakwaliteit hierdoor beter wordt, maar vooral doordat je data uit verschillende systemen hiermee onderling aan elkaar kan koppelen. Bijvoorbeeld data vanuit je CRM-/salessysteem aan je administratie of webshop.
Maar wanneer je dan een ander boekhoudpakket in gebruik neemt is deze eerst natuurlijk nog niet gekoppeld aan je datawarehouse. Tegen de volgende uitdagingen kan je dan aanlopen:
Data-integratie
Wanneer je switcht van software wil je dat je nieuwe pakket aansluit op de dashboards en het datawarehouse dat je al hebt ontwikkeld. Het nieuwe systeem moet dus in de bestaande structuur passen, zodat je zowel je historische als de nieuwe data kan gebruiken in je analyses. Daarvoor moet je nieuwe pakket wel weer eerst gekoppeld worden aan je datawarehouse.
Dataconsistentie
Tijdens het migratieproces is het belangrijk dat alle data consistent blijft. Stel je migreert een deel van de gegevens van je oude naar je nieuwe pakket. Het datawarehouse bewaart ook de data van het oude pakket. In dat geval wil je niet dat de gemigreerde data in het nieuwe pakket als nieuwe data gezien wordt en vervolgens dubbel geïmporteerd wordt in je datawarehouse. Daarom moet er bij het vervangen van een koppeling in een datawarehouse goed gecontroleerd worden op vervormde, dubbele of ontbrekende data.
Kosten
Naast de directe kosten van de nieuwe software zijn er ook kosten voor het aanpassen van de koppeling met het datawarehouse.
Hoe gaan wij om met deze uitdagingen?
Gek genoeg, ondanks deze uitdagingen, is het switchen van software juist een reden om een datawarehouse te willen implementeren. Wanneer je dashboards laat bouwen zijn de analyses op historische data gecombineerd uit meerdere bronnen het meest interessant.
Heeft een van de systemen een storing of doet een softwareleverancier moeilijk om je data te migreren op het moment dat je wil overstappen van software? Met een datawarehouse ben je zelf de baas over je data en werken jouw dashboards consistenter. Lees vooral ons artikel over wanneer een datawarehouse wel en, vooral wanneer niet, voordeel heeft voor je organisatie.
Op het moment dat we een datawarehouse ontwerpen, doen we dat geheel volgens jouw bedrijfsprocessen. Dat heeft twee voordelen:
Iedereen binnen je organisatie kan de data bekijken en deze vervolgens ook begrijpen. De gebruikte terminologie en structuren sluiten volledig op jullie aan.
Het datawarehouse en de data is onafhankelijk van de systemen die je gebruikt. Wanneer je een nieuw softwarepakket in gebruik neemt blijft je proces hetzelfde, en daarmee ook de datastructuur. Er moet wel een nieuwe koppeling gemaakt worden, maar deze kan in de bestaande structuur gegoten worden. Dit scheelt veel tijd (en daarmee kosten) en zorgt ervoor dat de data uit je oude en nieuwe systemen naadloos op elkaar aansluit.
Door het datawarehouse volgens bedrijfsprocessen in te richten kunnen we relatief eenvoudig nieuwe databronnen aansluiten of bestaande koppelingen vervangen. Hierdoor heb je toegang tot al je nieuwe en oude data en ben je onafhankelijker van je softwareleveranciers.
Conclusie
Het is dus mogelijk om van software te switchen na het bouwen van een datawarehouse, sterker nog, het is een belangrijke reden om een datawarehouse te laten bouwen. Wel is het zo dat er kosten aan verbonden zijn om dit te doen.
Ben je van plan binnen enkele maanden te switchen van softwarepakket? Dan raden we af het oude pakket te koppelen aan het datawarehouse. Het is wel mogelijk om in de tussentijd je andere programma’s al te koppelen. Duurt het moment van switchen nog ongeveer een jaar of langer? Dan weegt de meerwaarde om je oude systeem te koppelen waarschijnlijk op tegen de kosten.
Meer weten over de kosten van het laten bouwen van een dashboard of datawarehouse? In dit blog bespreken we transparant de kosten van het laten ontwikkelen van een Power BI dashboard. Je kan ook contact met ons opnemen voor een kosteninschatting voor jouw casus.